Sicherer und komfortabler Datenaustausch
Die Grundlage unserer Tätigkeit bilden häufig hochsensible, personenbezogene Informationen unserer Kunden und ihrer Mitarbeiter. Aus diesem Grund stellen Datenschutz und Informationssicherheit zentrale Aspekte unserer Dienstleistung dar:
- Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland auf unseren Servern gespeichert.
- Für den sicheren Austausch von Daten verwenden wir verschlüsselte E-Mails sowie ein geschütztes Transferportal.
- Wir führen regelmäßige Überprüfungen unserer Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen durch und sind stets auf der Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung
Datenaustausch per Datenaustauschportal (FTAPI SecuRooms)
Um einen sicheren und bequemen Datenaustausch zu gewährleisten, nutzen wir das Produkt „FTAPI SecuRooms“ der FTAPI Software GmbH. Dieses Datenaustauschportal wird auch von zahlreichen Unternehmen und Behörden wie der Bundesdruckerei oder dem Bayerischen Landesamt für Steuern vertrauensvoll eingesetzt. Bei diesem Verfahren bleiben Ihre Daten in unserem Unternehmen, da wir FTAPI Software ausschließlich OnPremise betreiben. Der Server befindet sich in unserem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
Datenaustausch per E-Mail (FTAPI SecuMails)
Für einen effizienten Ad-hoc-Datenaustausch bitten wir Sie, Ihren HEUBECK-Ansprechpartner um die Eröffnung eines Submit-Tickets zu ersuchen. Hierüber können Sie uns unkompliziert und verschlüsselt Daten zukommen lassen. Falls Sie bereits Zugang zu unserem Datenaustauschportal haben, steht Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit offen, verschlüsselte E-Mails an unsere Mitarbeiter über die Webplattform zu senden. Auch hier setzten wir auf eine OnPremis Lösung der FTAPI Software GmbH, “FTAPI SecuMails”.
Nutzung der SecuRooms
In SecuRooms können Daten temporär gesichert und allen Mitgliedern gleichermaßen zugänglich gemacht werden. Mithilfe des webbasierten Datenaustauschportals kann die Datenablage übersichtlich in einer Ordnerstruktur organisiert werden. Wir empfehlen die Einrichtung eines SecuRooms, wenn mehrere Personen Zugang zu denselben Daten benötigen oder der Datenaustausch regelmäßig stattfindet. Zur Einrichtung sind folgende Schritte erforderlich:
- Vor dem Datenaustausch wird zunächst eine Vereinbarung unterzeichnet. Bitte setzen Sie sich hierzu mit Ihrem HEUBECK-Kundenbetreuer in Verbindung.
- Sie benennen einen Verantwortlichen für den SecuRoom. Dieser Verantwortliche präzisiert Ihre Zugangsberechtigten und kann bei Bedarf Änderungen vornehmen. Diese werden über das an der Vereinbarung angehängte Formular definiert.
- Sobald der Prozess angestoßen ist werden Sie von unseren Mitarbeitern eine initiale E-Mail erhalten. Diese enthält weitere Informationen über den Prozess.